ディオニー株式会社は、1913年1月に京都市伏見区で創業された、ナチュラルワインの輸入および地酒の卸売業を中心とする専門商社です。今回お話を伺った小垂葉 亮 さまが所属する主計グループは4名で構成されており、会計業務全般を担当しています。

具体的な業務内容としては、定例の会計および決算処理、資金調達、財務戦略の策定、業績管理、リスクマネジメントなどが挙げられます。私は特に財務関連業務に注力しており、資金調達や業績管理を主に担当しています。

従前、請求書の受領から保管までにかなりの時間がかかっていました。具体的には、請求書は営業・仕入・総務・経理部門などの各部署に直接届き、それぞれの部門で処理を行っていました。そして、それらの請求書を経理部門に集め、支払い処理を実施していました。特に、請求書と買掛データとの照合や支払いデータの作成は、Excelを使った作業であり、処理漏れやミスが発生してもおかしくない状況でした。さらに、支払い処理も手入力で作成したExcelデータをもとに行っていたため、月末になると業務量が急増し、残業を避けられない状況でした。

電子帳簿保存法の改正に伴い、当初システム導入を検討しましたが、コスト面での懸念から見送りました。しかし、インボイス制度の開始により業務負荷の増加が予想され、再度導入を検討しました。その結果、システム導入は長期的に見てコスト効率が良く、業務がシームレスに対応できることが分かり、人材の増強よりもメリットが大きいと判断したため、最終的に導入へと踏み切りました。

必要最小限の工数で請求書の処理が可能であり、ミスが発生しにくいシステムであると判断したためです。他社システムも検討しましたが、インボイス登録番号を目視で確認するなど人の作業が発生してしまうものだったので、一連で業務を効率化できる「Bill One」の導入を決めました。

「Bill One」の環境構築と並行して、インボイス制度対応や電子帳簿保存法改正に伴う社内規定の整備、さらに ISDN回線終了に伴う振込環境の変更など、多くの課題が同時に発生しました。各業務に与える影響を考慮しながら社内対応を進めるのが大変でしたが、Bill One CSチーム、みらいリーナルパートナーズさんやりそなデジタルハブさんなど各社から定期的なフォローをいただきスムーズに定着まで進めることができました。

「Bill One」を導入したことで、ほとんどの請求書が経理部門の担当者に直接届くようになり、請求書の一元管理が可能となりました。その結果、請求書処理にかかる業務を約70%削減できました。現在では「Bill One」から全銀ファイルを出力し、インターネットバンキングに直接取り込むことで支払いの自動化を実現しています。これにより、手入力が不要となり、大幅な作業負担とミスの軽減を達成しました。特に、月末の定例経理業務が効率化され、経理担当者の月20時間以上の残業はほぼゼロとなりました。「Bill One」の導入により、経理部門は既存業務の効率化を図りながら、新規事業にも取り組むことが可能となり、「守りながら攻めるバックオフィス」への転換を実現できたと感じています。

以前は紙の請求書を経理担当者に直接手渡すことが一般的でしたが、現在では「Bill One」による請求書の一元管理により、データでのやり取りが主流となりました。導入前はすべて紙ベースで手入力していた担当者も、現在では緊急対応で紙の請求書が発生するだけでも嫌がるほどです。このように「Bill One」の導入をきっかけにペーパーレス化が進み、業務に対する意識そのものが変わり始めています。

今後の展望としては、リモートワークでも効率的に運用できる体制の構築を目指しています。コロナ禍で得た経験を活かし、リモートワークと出社を組み合わせたハイブリッドモデルを構築することで、柔軟な働き方を実現したいと考えています。特に、従業員が通勤時間を自己研鑽にあてたり、子どもの送り迎えの時間を確保したりと仕事とプライベートの両立をより充実させられる環境を提供したいと考えています。

「DX＝システム導入」というイメージを持つ方も多いですが、工数削減の工夫や業務フローの見直しといった側面も重要です。日々の業務の中で「この業務に無駄はないか」と問い続けることで、新たな気づきや改善の機会が生まれることがあります。

また、DXを進める過程では、経営層と現場担当者の間で意見のギャップが生じることもあります。そのため、検討の初期段階から現場担当者の意見を吸い上げ、部分最適ではなく全体最適を目指すことが重要だと感じます。

ディオニー株式会社さまのように電子帳簿保存法やインボイス制度への対応、働き方改革をきっかけにバックオフィス業務の効率化をご検討されるお客さまが増えています。法制度への対応に特化したシステムもありますが、現状の業務フローを見直すことで課題のボトルネックを特定し、業務改革へと踏み出されたケースもございます。

りそなデジタルハブでは、”おこまりごと“に対して真摯に向き合い、解決に向けてこれからも伴走させていただきます。

取材日：2024年11月7日
※記載の部署名は、取材時の名称です。