医療法人守田会は大阪府和泉市を中心に5つの病院や医療施設の運営をしています。コロナ禍に手作業での勤怠管理に限界を感じ、今後のリスクを防止するためにfreeeを導入しました。今回は、導入のきっかけや導入時の社内の状況などを事務長の塔本 栄一さま、事務係長の長藤 康太郎さまにお伺いしました。

医療法人守田会は全部で5つの病院や医療施設の運営をしています。いぶきの病院はその中でも規模が一番大きく、リハビリを重点的に行なっている病院です。
その次は大阪市住吉区にあるオりオノ病院です。 ここは主に療養病棟になっており、ほとんどの方が長期で入院されています。117床あり、地域密着型の病院となっています。オりオノケアセンターは介護老人保健施設です。介護老人保健施設は、病院と自宅の中間施設という位置付けです。高齢者向け住宅 『アネモネ』は、高齢者向けのマンションです。そしてもう一つがオりオノクリニックです。ここでは小児科の診療所をやっています。

塔本さま：

給与管理の担当者は2人いまして、タイムカードを使って手作業で給与を管理している状態でした。この状況でコロナ禍に突入し、うち1人が新型コロナウイルスに感染してしまいました。給与管理は絶対に止めることはできないため、当時はなんとか1人で業務をこなしてもらいましたが、とても大変でした。こうした経験より、現状の運用方法では今後さまざまなリスクが出てくることが分かり、状況の改善を検討し始めました。このタイミングで理事長からfreeeを紹介していただき、バックオフィス運用のIT化が始まりました。

加えて、職員数の増加も大きな課題でした。給与計算の際はタイムカードを机に並べていたのですが、職員数が増加するにつれてタイムカードの置き場所がなくなっていきました。この状況からも、そろそろ対策をしないといけない事を実感することができました。

塔本さま：

りそなデジタルハブさんの紹介がきっかけでした。バックオフィス業務にさまざまな課題が出てきた中で、最初はいつもお世話になっているりそな銀行の担当者さんにりそなデジタルハブさんを紹介していただきました。そこで改めてりそなデジタルハブさんに、現在私たちが抱えている課題についての詳細をお伝えしたところ、その課題であればfreeeがおすすめだと紹介を受けました。

塔本さま：

freeeは他のシステムと比べて、給与計算の更新部分や人事のプラットフォーム等の拡張性が自社とマッチしていたためイチオシでした。検討期間は2ヶ月程度で比較的早く決定することができました。病院は職員の勤務パターンがバラバラです。シフトパターンもさまざまですし多様な職種があるため、クラウドシステムでこれに対応できるのか不安は正直ありました。しかし実際に導入してみて、ここに対する不安は晴れました。

加えて、信頼をしているりそな銀行さんからの紹介だった点も決め手の一つでした。

塔本さま：

パソコンの操作自体に慣れていない職員が多く、当然システム関連にもリテラシーは高くありませんでした。ですので、システムの使い方を理解していただくことが大変でした。特に管理者はシフトを組み、スケジュールを調整、修正していく必要があるため、この操作に慣れる必要がありました。

そこでまずは、普段から手作業での勤務管理をスムーズにこなせている管理者がいる病棟から少しずつシステムを導入していきました。時間はかかりますが、ここからじんわりと全社に浸透させていきました。

長藤さま：

並行稼働期間も3ヶ月程度とり、ゆっくり慣らしていきました。今ではもう全ての部署に導入されています。特に現場からネガティブな声は上がっておらず、自然と会社に浸透していることを実感しています。

塔本さま：

導入前はタイムカードを押すために、毎日レコーダー前に大渋滞が起こっていました。ここに並ばなくて良くなったことは大きな変化です。今回のシステム導入をきっかけに、全職員がICカードを使用するようになりました。まだまだアナログ部分は多いですが、これからIT化を進めていこうという流れが生まれ、全社的にインパクトがありました。

管理者目線ですと、IT化により業務が効率化したことで、やるべきことは承認するのみになり、日々の業務が非常に楽になりました。加えて、アナログのタイムカードはヒューマンエラーが起こりやすいですが、IT化により職員の遅刻も見逃さず、しっかりと状況を管理できるようになりました。

塔本さま：

せっかく勤怠管理のシステムを導入したので、人事労務管理のシステムも導入して、労務周り全体をより効率化していきたいです。やはり給与管理周りは1番の課題なので給与明細や年末調整周りも効率化できると理想的です。

塔本さま：

クラウドシステムは、導入前は社員から反発の声が上がる場合も多く、心理的な壁が課題になると思います。実際、システムが不慣れな管理職からは「シフト表は組んでいけるのか？」「余計に仕事が増えてしまうのではないか？」という不安の声が上がっていました。

しかし、実際に導入してみると意外にも浸透していくものです。システム導入は確実にバックオフィス業務を効率化させます。社員も効率化すること自体には賛成なはずです。先々人手も減っていくため、絶対にマイナスにはならず、むしろプラスになる点の方が多いと感じています。

多くのお客さまが一歩踏み出せず、非効率な業務プロセスや事務を仕方ないと受け入れてしまっています。今回守田会さまは一番信頼していただいているりそな銀行のご担当者さまへご相談いただいたことから、動き出したものと理解しています。

「DXやデジタル化、組織改革や業務効率化に興味があるけど、何をしたらいいのかわからない」という方は、ぜひ勇気ある一歩を踏み出してください。我々りそなデジタルハブは、お客さまの経営に関するあらゆる”おこまりごと”を解決するソリューションを取り揃えております。

今後も、守田会さまの良きパートナーとして伴走支援を行ってまいります。

取材日：2024年7月8日
※記載の部署名は、取材時の名称です。